1 個人情報保護制度の概要

 遠野市の個人情報保護制度は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法律」といいます。)及び遠野市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年遠野市条例第1号。以下「条例」といいます。)に基づき、市が保有する個人情報を適正に取り扱うことにより、個人の権利利益の保護を図ることを目的としています。

2 条例の対象となる個人情報

 法律及び条例の対象となる個人情報は、「個人に関する情報であって、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの」です。

 また、他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができる情報も、個人情報に含まれます。

 法人その他の団体の活動に関する情報に含まれる、当該法人その他の団体の役員に関する情報は、法律及び条例の対象となる個人情報には含まれません。

3 市の機関が保有する個人情報の保護

 市の機関は、保有している個人情報の適正な取扱いを確保するため、次の取組を行います。

※「市の機関」とは、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、水道事業及び下水道事業の管理者の権限を行う市長並びに消防長をいいます。

(1)個人情報ファイル簿の作成及び公表

 市が保有している個人情報ファイルの名称、利用目的等の個人情報ファイルに関する概略を記載した帳簿(個人情報ファイル簿)を作成し、公表しています。

 なお、現在の個人情報ファイルの保有状況については、確定次第お知らせします。

(2)収集の制限

 個人情報を収集するときは、あらかじめ取り扱う目的を明らかにして、その目的に必要な範囲内で、適法・公正な手段により、原則として本人から収集します。

 また、思想、信条、信教等に関する個人情報や、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は、原則として収集しません。

(3)目的外の利用・提供の制限

 原則として、法令等の規定に基づく場合を除いて、個人情報を市の内部で利用したり、外部に提供したりすることは、行いません。

(4)個人情報の適正管理義務

 市の機関は、保有している個人情報を正確・最新のものに保つとともに、保有する必要がなくなった個人情報は、速やかに廃棄(消去)します。

 また、個人情報の漏えい、滅失、き損の防止など、適切な管理のために必要な措置を講じます。

5 自己に関する個人情報の開示

 どなたでも、市の機関に対して、市が行う個人情報を取り扱う事務についての自己に関する個人情報の開示を請求することができます。

 開示の請求の手続は、次のとおりです。

(1)開示請求書の提出

 総務企画部総務課に備え付けている「保有個人情報開示請求書」に、必要事項を記入して提出していただきます。保有個人情報開示請求書を郵送により送付する場合は、請求者本人確認書類に加えて請求者の住民票の写し等を添付してください。なお、ファクシミリ又は電子メールにより開示請求書を送付する方法による開示請求につきましては、受け付けることができませんので、御了承ください。

 個人情報開示請求書は、こちらからダウンロードすることができます。

 保有個人情報開示請求書.pdf [ 92 KB pdfファイル](PDF形式)
 保有個人情報開示請求書.doc [ 42 KB docファイル](Word形式)

 また、開示請求の際には、上記の開示請求書とともに、本人又は代理人であることを証明する書類の提示又は提出が必要となります。

ア 本人が請求する場合(いずれか1種類)

 運転免許証、健康保険被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書、外国人登録証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付されたものであって、開示請求者が本人であることを確認するに足りるもの

イ 法定代理人が請求する場合(いずれか1種類)

 戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)であって、法定代理人であることを確認できるもの

ウ 任意代理人が請求する場合(次のいずれかの措置による資格の確認を行います。)

 (ア) 委任状(実印を押印したもの。様式は、次のとおりです。)及び委任者の印鑑登録証明書(開示請求

  をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

  委任状(開示請求用).pdf [ 70 KB pdfファイル](PDF形式)

  委任状(開示請求用).doc [ 35 KB docファイル](Word形式)

 (イ) 委任者の運転免許証、個人番号カード等の写しの添付

 (ウ) 委任者を本人とする本人限定受取による郵便物の送付

【請求書提出先・お問合せ先】

〒028-0592 岩手県遠野市中央通り9番1号 
総務企画部総務課 行政文書係(市役所とぴあ庁舎) 
電話 0198-62-2111(内線115・116) 

(2)開示することができない情報

 自己に関する情報は、原則として開示しますが、次のいずれかに該当する情報が含まれている部分については、開示することができません。

  • 法令等の規定により開示することができないとされている情報
  • 開示請求者の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
  • 開示請求者以外の特定の個人を識別することができる情報(特定の個人を識別することはできないが、開示することにより開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるものを含みます。)
  • 法人等又は開示請求者以外の事業を営む個人の事業に関する情報であって、開示することにより、その正当な利益を害するおそれがある情報
  • 人の生命の保護、犯罪の予防などに支障を及ぼすおそれがある情報
  • 市、国等の審議、検討又は協議に関する情報であって、意思決定の中立性が損なわれたり、混乱を与えたり、特定の者に対して不当に利益や不利益を及ぼしたりするおそれがある情報
  • 市、国等の行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報

(3)開示・不開示の決定

 市の機関は、開示請求を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示をするかどうかを決定し、その内容について書面でお知らせします。この期間内に決定することができないときは、延長する理由と延長する期間を、書面でお知らせします。

(4)開示の方法

 開示請求をした個人情報が記載された行政文書の開示は、通知書に記載している日時・場所で行いますので、通知書を持参の上、実施場所にお越しください。

 なお、開示を受ける際には、本人であることを証明する書類の提出又は提示が必要となります。

 行政文書の閲覧は無料ですが、行政文書の写しが必要な場合は、写しの作成に係る実費(例:モノクロコピー(A3用紙まで)1面当たり10円(両面印刷であれば20円))を負担していただきます。

6 個人情報の訂正又は利用停止の請求

(1)個人情報の訂正の請求

(概要)

 開示請求を行い、開示を受けた自己に関する個人情報について、事実に誤りがあるときは、開示を受けた日から起算して90日以内に、その訂正(追加・削除を含みます。)を請求することができます。なお、実施機関は、訂正の請求があった日から起算して30日以内に、訂正するかどうかを決定し、書面でお知らせします。

(訂正請求の手続)

 訂正請求をする際は、総務企画部総務課に備付けの「保有個人情報訂正請求書」に必要事項を記入して提出していただきます。保有個人情報訂正請求書を郵送により送付する場合は、請求者本人確認書類に加えて請求者の住民票の写し等を添付してください。

 訂正を求める趣旨及び理由が、事実と合致していることを証明する書類の提出又は提示が必要となります。

 個人情報訂正請求書は、こちらからダウンロードすることができます。
 保有個人情報訂正請求書.pdf [ 83 KB pdfファイル]
 保有個人情報訂正請求書.doc [ 40 KB docファイル]

 また、開示請求の際には、上記の訂正請求書とともに、本人又は代理人であることを証明する書類の提示又は提出が必要となります。

ア 本人が請求する場合(いずれか1種類)

 運転免許証、健康保険被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書、外国人登録証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付されたものであって、開示請求者が本人であることを確認するに足りるもの

イ 法定代理人が請求する場合(いずれか1種類)

 戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)であって、法定代理人であることを確認できるもの

ウ 任意代理人が請求する場合(次のいずれかの措置による資格の確認を行います。)

 (ア) 委任状(実印を押印したもの。様式は、次のとおりです。)及び委任者の印鑑登録証明書(開示請求

  をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

  委任状(訂正請求用).pdf [ 67 KB pdfファイル](PDF形式)

  委任状(訂正請求用).doc [ 34 KB docファイル](Word形式)

 (イ) 委任者の運転免許証、個人番号カード等の写しの添付

 (ウ) 委任者を本人とする本人限定受取による郵便物の送付

(2)個人情報の利用停止の請求

(概要)

 市の機関が保有する自己に関する個人情報の取扱いが、次のいずれかに該当する場合は、その実施機関に対し、その個人情報の利用の停止(消去)又は提供の停止を請求することができます。なお、利用停止請求があった場合は、市の機関は、利用停止の請求があった日から起算して30日以内に、利用停止をするかどうかを決定し、書面でお知らせします。

(保有個人情報の利用の停止又は消去ができる場合)

  • 個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しているとき(法律第61条第2項)
  • 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により保有個人情報を利用しているとき(法律第63条)
  • 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しているとき(法律第64条)
  • 法令に基づく場合を除き、保有個人情報の利用目的以外の目的のために利用又は提供をしているとき、又は当該利用又は提供により本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあるとき(法律第69条第1項及び第2項)

(保有個人情報の提供の停止ができる場合)

  • 個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しているとき(法律第61条第2項)
  • 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により保有個人情報を利用しているとき(法律第63条)
  • 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しているとき(法律第64条)
  • 法令に基づく場合を除き、保有個人情報の利用目的以外の目的のために利用又は提供をしているとき、又は当該利用又は提供により本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあるとき(法律第69条第1項及び第2項)
利用停止請求の手続

 利用停止の請求の際は、総務企画部総務課に備付けの「保有個人情報利用停止請求書」に必要事項を記入して提出していただきます。保有個人情報利用停止請求書を郵送により送付する場合は、請求者本人確認書類に加えて請求者の住民票の写し等を添付してください。

 個人情報利用停止請求書は、こちらからダウンロードすることができます。
 保有個人情報利用停止請求書.pdf [ 85 KB pdfファイル]
 保有個人情報利用停止請求書.doc [ 40 KB docファイル]

 また、開示請求の際には、上記の利用停止請求書とともに、本人又は代理人であることを証明する書類の提示又は提出が必要となります。

ア 本人が請求する場合(いずれか1種類)

 運転免許証、健康保険被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書、外国人登録証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付されたものであって、開示請求者が本人であることを確認するに足りるもの

イ 法定代理人が請求する場合(いずれか1種類)

 戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)であって、法定代理人であることを確認できるもの

ウ 任意代理人が請求する場合(次のいずれかの措置による資格の確認を行います。)

 (ア) 委任状(実印を押印したもの。様式は、次のとおりです。)及び委任者の印鑑登録証明書(開示請求

  をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

  委任状(利用停止請求用).pdf [ 66 KB pdfファイル](PDF形式)

  委任状(利用停止請求用).doc [ 34 KB docファイル](Word形式)

 (イ) 委任者の運転免許証、個人番号カード等の写しの添付

 (ウ) 委任者を本人とする本人限定受取による郵便物の送付

 

7 審査請求

 実施機関が行った開示の可否の決定、個人情報の訂正の決定又は利用停止の決定に不服があるときは、行政不服審査法に基づく審査請求をすることができます。

 審査請求があったとき、実施機関は、遠野市個人情報保護審査会に諮問し、その答申を受けた上で、その内容を尊重し、審査請求に対する裁決又は決定を行います。